Algemene voorwaarden — TimeViking

Laatst bijgewerkt: 6 oktober 2026

1. Partijen en toepassing

Deze voorwaarden gelden tussen Software Services BV, Meldertsestraat 8/4008, 3545 Halen, ondernemingsnummer BE 0895.317.225 ("wij") en wie een account aanmaakt of een abonnement neemt ("de klant"). Wie registreert namens een onderneming, verklaart dat hij haar mag binden. Andere voorwaarden van de klant gelden niet, tenzij wij ze schriftelijk aanvaarden.

2. De dienst

TimeViking is een online dienst om uren te registreren, met een optionele koppeling met Odoo. De koppeling werkt via de API-sleutel van een bot-gebruiker in Odoo (aanbevolen), via een persoonlijke API-sleutel van een Odoo-gebruiker of via onze eigen Odoo-module. Wij bewaren een sleutel versleuteld. Wij leveren de dienst "zoals hij is", met de functies die op de website beschreven staan op het moment van het abonnement. Wij mogen de dienst verbeteren en wijzigen; een wijziging die een wezenlijke functie wegneemt, melden wij minstens 30 dagen vooraf.

De koppeling met Odoo hangt af van de Odoo van de klant (versie, abonnement bij Odoo, rechten van de sleutel, bereikbaarheid). De klant is verantwoordelijk voor zijn Odoo en voor de rechten die hij de koppeling geeft. Wij zijn niet aansprakelijk voor gegevens die in Odoo veranderen door handelingen buiten onze dienst. TimeViking is niet verbonden met Odoo S.A.

3. Gratis pakket en proefperiode

• Gratis pakket. Een omgeving met hoogstens 3 actieve gebruikers is gratis, zonder einddatum, met de basisfuncties van de dienst. In het gratis pakket staat onderaan de maand-PDF en de exports een kleine vermelding "Gemaakt met TimeViking". Wij mogen de inhoud van het gratis pakket wijzigen of het beëindigen met een melding 90 dagen vooraf; de klant kan dan zijn gegevens exporteren of een betaald pakket nemen.
• Proefperiode. Een nieuwe omgeving krijgt 30 dagen gratis proef met alle functies en tot 100 gebruikers, zonder betaalgegevens. Heeft de omgeving na de proef hoogstens 3 actieve gebruikers, dan gaat ze verder in het gratis pakket. Heeft ze er meer, dan staat ze op alleen-lezen tot de klant een abonnement neemt of gebruikers uitschakelt tot er nog 3 over zijn; na 60 dagen alleen-lezen wordt ze verwijderd. Wij mogen een proef verlengen.
• Een 4e actieve gebruiker toevoegen kan alleen tijdens de proef of met een betaald pakket.
• Bij een koppeling met Odoo telt het gratis pakket per Odoo-databank hoogstens 3 gebruikers, over alle gratis omgevingen samen.

4. Prijzen en betaling

• Pakketten, per omgeving (niet per gebruiker), exclusief btw:
• Basic, 1–20 gebruikers: € 60 per jaar (€ 5 per maand bij jaarbetaling), of € 5,75 per maand;
• Team, 21–100 gebruikers: € 120 per jaar (€ 10 per maand bij jaarbetaling), of € 11,50 per maand;
• meer dan 100 gebruikers: op aanvraag. Geldend is de prijs bij het afrekenen; een prijswijziging geldt pas vanaf de volgende periode, na een melding 30 dagen vooraf.
• Jaarlijks of maandelijks, vooraf, via Mollie (domiciliëring, kaart of een andere methode die Mollie aanbiedt). Het abonnement verlengt automatisch met dezelfde periode, tot de klant opzegt.
• Btw volgens de wet: 21 % in België; verlegd voor een onderneming in de EU met een geldig btw-nummer; het tarief van het land van de klant voor particulieren in de EU; niet onderworpen voor ondernemingen buiten de EU.
• Een groter pakket (upgrade) gaat meteen in, pro rata aangerekend; een kleiner pakket of een wissel naar maandelijks gaat in bij de volgende periode.
• Mislukt een betaling, dan proberen wij opnieuw op dag 3 en 7. Na 14 dagen zonder betaling stoppen wij het abonnement en staat de omgeving op alleen-lezen, of gaat ze verder in het gratis pakket als ze hoogstens 3 actieve gebruikers heeft.
• Het aantal gebruikers telt alle actieve logins, ook uitgenodigde. Een gebruiker uitschakelen maakt plaats vrij.

5. Opzeggen

De klant kan op elk moment opzeggen in de app. Het abonnement loopt tot het einde van de betaalde periode; betaalde bedragen worden niet terugbetaald, tenzij de wet het vraagt (§11). Daarna gaat de omgeving verder in het gratis pakket als ze hoogstens 3 actieve gebruikers heeft, en anders op alleen-lezen zoals na de proef (§3). Wij mogen opzeggen met 30 dagen opzegtermijn, of meteen bij een ernstige inbreuk (bv. misbruik, niet betalen, onwettig gebruik).

6. Gebruik van de dienst

De klant gebruikt de dienst niet voor iets onwettigs, probeert de beveiliging of de rechten van andere klanten niet te omzeilen, en belast de dienst niet abnormaal (bv. geautomatiseerde massale verzoeken buiten de API-limieten). De klant bewaart zijn wachtwoorden en sleutels zorgvuldig en meldt misbruik meteen.

Onze software. De software van de dienst (de code in de browser en de app, de server, de Odoo-module, de schermen, de PDF-sjablonen en de documentatie) is van ons en beschermd door het auteursrecht; wat wij in de dienst verzamelen en ordenen ook door het databankrecht. De klant krijgt alleen het recht om de dienst te gebruiken zolang hij het gratis pakket gebruikt of zijn proef of abonnement loopt. Het is niet toegelaten, ook niet tijdens de proefperiode en ook niet via een derde of een geautomatiseerd systeem:

• de software of een deel ervan te kopiëren, te downloaden om buiten de dienst te gebruiken, te verspreiden of te verkopen;
• de software te decompileren, te deobfusceren of op een andere manier te reverse-engineeren, behalve voor zover de wet dat dwingend toelaat (bv. voor interoperabiliteit, richtlijn 2009/24/EG);
• de dienst te scrapen, of de code, de schermen of de API-antwoorden systematisch op te halen om een gelijkaardige dienst te bouwen;
• de software, de documentatie of de inhoud van de dienst te gebruiken om AI-modellen te trainen, te verfijnen of te evalueren, of om ze in te voeren in een AI-systeem met dat doel. Wij behouden ons uitdrukkelijk het recht voor dit uit te sluiten voor tekst- en datamining (art. 4, lid 3 van richtlijn (EU) 2019/790).

Bij een inbreuk mogen wij de toegang meteen schorsen of beëindigen, onverminderd ons recht op schadevergoeding.

7. Gegevens van de klant

De gegevens die de klant ingeeft (uren, projecten, werknemers) blijven van de klant. Wij verwerken ze alleen om de dienst te leveren, volgens de verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van deze voorwaarden. De klant aanvaardt die overeenkomst uitdrukkelijk, met een vinkje, bij de registratie (dus ook in het gratis pakket en tijdens de proef, want ook dan verwerken wij gegevens), en opnieuw bij het afrekenen. Een omgeving die al bestond vóór dat akkoord bij de registratie werd gevraagd, krijgt de vraag één keer na het aanmelden van een beheerder. Wij bewaren welke tekst, wanneer, door wie en vanaf welk IP-adres, en de klant kan de aanvaarde versie in de app raadplegen en downloaden. De klant kan zijn gegevens op elk moment exporteren, ook in alleen-lezen.

8. Beschikbaarheid en onderhoud

Wij streven naar een beschikbaarheid van 99,5 % per maand, zonder gepland onderhoud, dat wij vooraf melden. Wij maken dagelijks back-ups. Een beschikbaarheidsgarantie met compensatie bestaat alleen in een aparte overeenkomst (Enterprise).

9. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat de klant in de 12 maanden vóór het voorval betaalde. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade (winstderving, verlies van gegevens door handelingen van de klant of van zijn Odoo), behalve bij opzet of zware fout. Deze beperking geldt niet tegenover een consument voor zover de wet dat verbiedt (§11).

10. Overmacht

Bij overmacht (storing bij een hostingpartner of bij Odoo, netwerkstoringen buiten onze controle, enz.) zijn wij niet aansprakelijk voor de vertraging of het niet leveren, zolang de overmacht duurt.

11. Consumenten

Voor een particulier (een consument in de zin van het Wetboek van economisch recht) gelden bovendien:

• een herroepingsrecht van 14 dagen na het sluiten van het abonnement. Vraagt de consument uitdrukkelijk om de dienst meteen te laten beginnen, dan betaalt hij bij herroeping het deel dat al geleverd werd;
• de wettelijke regels die niet opzij gezet kunnen worden, gaan voor op deze voorwaarden.

12. Wijziging van de voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen melden wij 30 dagen vooraf; wie niet akkoord gaat, kan opzeggen vóór de wijziging ingaat.

13. Toepasselijk recht en rechtbank

Belgisch recht. Bevoegd: de ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Hasselt (voor ondernemingen; een consument kan ook bij de rechter van zijn woonplaats terecht).

14. Taal

Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands, Engels, Frans, Duits, Spaans en Italiaans. Bij een verschil tussen de versies geldt de Nederlandse tekst.