Gids · Goedkeuren
Uren goedkeuren in Odoo: met Enterprise, met TimeViking, of allebei
Wie in regie factureert, wil zeker zijn dat de uren kloppen voor de factuur vertrekt. Odoo regelt dat met de validatie van Enterprise; TimeViking met goedkeuren per week, dat ook op Community werkt. Wat het verschil is, en welke aanpak bij je team past.
Bijgewerkt op · door het team van TimeViking
Twee soorten goedkeuren
Als een zaakvoerder of projectleider zegt "ik wil de uren goedkeuren in Odoo", bedoelt hij meestal een van twee dingen:
- Valideren in Odoo Enterprise. Een verantwoordelijke zet de uren van een periode op gevalideerd. Daarna zijn ze vergrendeld en klaar voor de facturatie.
- Een week laten aftekenen. De werknemer zegt "mijn week is klaar", de projectleider kijkt ze na en keurt ze goed, of stuurt ze terug.
Odoo Community heeft geen van beide. Enterprise heeft het eerste. TimeViking heeft het tweede, op Community en op Enterprise.
Stel: een studiebureau in Hasselt werkt met twee teams op verschillende projecten en factureert grotendeels in regie. De projectleider wil op vrijdag zien of iedereen zijn uren op het juiste project heeft gezet, voor de boekhouding de facturen opmaakt. Dat is precies het tweede soort goedkeuren.
Valideren in Odoo Enterprise
De validatie van uren hoort bij de Enterprise-module timesheet_grid. In de broncode van Odoo Community 18, 19 en 20 bestaat het veld voor gevalideerde uren niet; zonder Enterprise blokkeert Odoo dus niets.
Hoe de validatie er in Enterprise precies uitziet, hangt af van je versie en je instellingen, en de broncode van Enterprise is niet openbaar. Daarom beschrijven we hier alleen hoe TimeViking ermee omgaat:
- Valideert iemand in Odoo, dan krijgt de regel in TimeViking een slotje. Je ziet hem als goedgekeurd, en de app wijzigt of verwijdert hem niet meer.
- Moet zo'n regel toch anders, dan maak je de validatie eerst in Odoo ongedaan. De app forceert niets.
- Werk je met Odoo Online of Odoo.sh, dan heb je Enterprise. Is de app Urenstaten er geïnstalleerd, dan is de validatie er doorgaans ook.
Los van de validatie zet Odoo ook gefactureerde uren op slot (sale_timesheet, ook in Community). Een regel die op een geboekte factuur staat, laat TimeViking met rust; de app toont waarom.
Goedkeuren per week in TimeViking
In TimeViking gaat het zo:
- De medewerker vult zijn week in, op kantoor of op de gsm, en klikt op Indienen. Vanaf dan kan hij die uren niet meer wijzigen.
- De projectleider ziet per persoon en per week hoeveel uren er zijn ingediend, hoeveel daarvan facturabel zijn en op welke projecten.
- Hij keurt goed, of stuurt de week terug zodat de medewerker ze kan aanpassen.
- Een goedgekeurde week kan hij later ook weer openzetten.
Belangrijk om te weten: de uren gaan meteen naar Odoo, al voor ze ingediend zijn. Je projectcijfers in Odoo blijven zo actueel. Goedkeuren in TimeViking is een controle en een slot in de app; het valideert niets in Odoo.
Welke aanpak past bij je team?
| Je situatie | Wat we aanraden |
|---|---|
| Odoo Community, je wil uren laten aftekenen | Goedkeuren per week in TimeViking |
| Odoo Enterprise, je boekhouding valideert al in Odoo | Blijf valideren in Odoo; TimeViking neemt het slot over |
| Odoo Enterprise, projectleiders willen eerst nakijken | Projectleiders keuren goed in TimeViking, de boekhouding valideert daarna in Odoo |
| Je werkt niet met goedkeuren | Niets doen: niemand hoeft in te dienen, alle uren gaan gewoon naar Odoo |
Zonder Enterprise
Goedkeuren in TimeViking is dan je hele goedkeuring. Weet wel dat iemand met de juiste rechten in Odoo de uren daar nog kan aanpassen; Odoo zelf kent geen slot. In de praktijk houd je dat klein door in Odoo weinig mensen die rechten te geven. Voor veel kmo's is dat de boekhouder en de zaakvoerder zelf.
Met Enterprise
Je kan beide gebruiken. De goedkeuring in de app is dan de eerste controle door wie het project of de klant kent; de validatie in Odoo de laatste stap voor de facturatie. Wat in Odoo gevalideerd is, is ook in de app op slot.
Goedgekeurde uren op papier
Vraagt je klant bij werk in regie een getekende timesheet? TimeViking maakt per werknemer en per maand een PDF met handtekeningvakken, in je eigen huisstijl. Werk je nog zonder app, begin dan met ons gratis maandtimesheet-template.
Zelf proberen
Goedkeuren per week zit standaard in TimeViking, en teams tot 3 gebruikers gebruiken de app gratis. Bekijk de prijzen, lees hoe de koppeling met Odoo werkt, of begin gratis.
Probeer TimeViking met je eigen Odoo.
Gratis voor teams tot 3 gebruikers, voor altijd. Grotere teams proberen 30 dagen gratis, zonder kaart.
Veelgestelde vragen
Kan ik in Odoo Community uren goedkeuren?
Odoo Community zelf heeft geen validatie van uren: het veld bestaat in de broncode van 18, 19 en 20 niet. Goedkeuren kan wel in TimeViking, dat los van Odoo werkt.
Valideert een goedkeuring in TimeViking de uren ook in Odoo?
Nee. Goedkeuren in TimeViking vergrendelt de uren in de app. In Odoo verandert er niets: de uren staan er al, en wie in Odoo de rechten heeft, kan ze daar nog wijzigen. Valideer je in Odoo Enterprise, dan neemt de app dat wel over.
Wat gebeurt er met uren die in Odoo gevalideerd zijn?
Valideert iemand uren in Odoo Enterprise, dan krijgen die regels in TimeViking een slotje: je ziet ze als goedgekeurd en de app wijzigt of verwijdert ze niet meer. Moet er toch iets veranderen, dan maak je de validatie eerst in Odoo ongedaan.
Wachten de uren in Odoo tot ze goedgekeurd zijn?
Nee. Uren gaan meteen naar Odoo, ook voor ze ingediend of goedgekeurd zijn. Zo blijven je projectcijfers in Odoo actueel. Goedkeuren is een controle en een slot, geen wachtrij.
Wie mag uren goedkeuren in TimeViking?
Een gebruiker met de rol Projectleider of Beheerder. Medewerkers dienen hun eigen week in; ze zien zelf of die ingediend, goedgekeurd of teruggestuurd is.