Uren factureren in Odoo: van urenregel tot factuur

Hoe Odoo uren factureert

In Odoo is een urenregel een analytische regel op een project, eventueel met een taak. Factureren gebeurt niet op de urenregel zelf, maar via een verkooporder:

1. een dienstproduct met als facturatiebeleid "Op basis van urenstaten";
2. een bevestigde verkooporder met dat product;
3. een project of taak die aan de orderregel hangt;
4. urenregels op dat project of die taak, die automatisch de verkooporderregel meekrijgen;
5. een factuur voor de geleverde, nog niet gefactureerde uren.

Dat zit in de module sale_timesheet, die Odoo installeert zodra je Verkoop en Urenstaten samen gebruikt. Ze is Community: we hebben ze nagekeken in de broncode van Odoo 18, 19 en 20.

Stel: een IT-consultancy implementeert een systeem bij een logistieke klant, met een budget van 400 uur in regie. De offerte wordt een verkooporder, de taken komen in een project, en elke vrijdag ziet de projectleider op de verkooporder hoeveel uren er al geleverd zijn.

Zo zet je het op

1. Maak een dienstproduct dat op uren factureert

   In Verkoop: een product van het type Dienst, met als facturatiebeleid Op basis van urenstaten (in het Engels Based on Timesheets) en bij Aanmaken bij order een taak of een project. Zet er je uurtarief op.

2. Bevestig een verkooporder

   Maak een offerte voor de klant met dat product en het geschatte aantal uren, en bevestig ze. Odoo maakt het project of de taak aan en koppelt die aan de orderregel.

3. Laat je team de uren op die taak boeken

   Elke urenregel op het project of de taak krijgt de verkooporderregel mee. De kolom Geleverd op de verkooporder telt de uren op.

4. Kijk de uren na

   Filter in Urenstaten op het project en de periode, en kijk of elke regel een verkooporderregel heeft. Regels zonder orderregel komen niet op de factuur.

5. Maak de factuur

   Op de verkooporder: Factuur maken. Odoo neemt de geleverde, nog niet gefactureerde uren. Zodra de factuur geboekt is, zitten die urenregels op slot.

Drie manieren om een project te prijzen

Op een factureerbaar project kies je in Odoo hoe de uren een prijs krijgen (het veld Prijzen, in het Engels Pricing):

Manier	Wanneer
Taaktarief (Task rate)	Elke taak hangt aan een eigen orderregel. Handig als je verschillende diensten aan verschillende klanten verkoopt.
Projecttarief	Eén tarief per uur voor het hele project, wie het werk ook doet.
Werknemerstarief	Hetzelfde werk aan een ander tarief per persoon, bijvoorbeeld junior en senior. Je koppelt per werknemer een orderregel.

Op elke urenregel zet Odoo daarnaast een facturatietype: gefactureerd op urenstaten, aan een vaste prijs, op mijlpalen, manueel, of niet-factureerbaar. In de rapporten van Urenstaten groepeer je daarop om te zien welk deel van de uren echt omzet wordt.

Waar het in de praktijk misloopt

Op het Odoo-forum komen steeds dezelfde vragen terug. De meeste hebben dezelfde oorzaak: een urenregel die niet aan het verkooporderregel hangt.

• Het project werd met de hand gemaakt. Dan heeft het geen orderregel, en de uren komen nooit op de factuur. Koppel het project of de taak alsnog aan een verkooporderregel.
• Het facturatiebeleid is achteraf gewijzigd. Odoo past dat niet met terugwerkende kracht toe op bestaande regels.
• Iemand boekte op de verkeerde taak. Een taak zonder orderregel, of een interne taak, telt niet mee.
• De verkooporder is niet bevestigd. Pas na bevestiging maakt Odoo het project en de koppeling.

Tip: toon in de lijst van Urenstaten de kolom Verkooporderregel. Een lege cel is een uur dat je niet factureert.

Gefactureerde uren zitten op slot

Zodra een urenregel op een geboekte factuur staat, laat Odoo hem niet meer verwijderen ("You cannot remove a timesheet that has already been invoiced"), ook niet voor een beheerder. Moet er toch iets veranderen, dan annuleer je de factuur of maak je een creditnota. In Odoo 18 en 19 heet het veld met de factuur timesheet_invoice_id, in 20 reinvoice_move_id; het gedrag is hetzelfde.

Wat TimeViking toevoegt

TimeViking maakt de facturen niet: dat blijft Odoo. Wat het wel doet, is zorgen dat de uren er op tijd en op de juiste plaats in staan.

• Uren op de juiste taak. Je team kiest een project en een taak uit Odoo, ook op de gsm. Odoo koppelt de regel zelf aan de verkooporderregel van die taak, net als een regel die je in Odoo invult.
• Voor de factuur vertrekt: goedkeuren per week. De projectleider ziet per persoon de ingediende uren en het facturabele deel, en stuurt een week terug als er iets niet klopt. Zie uren goedkeuren in Odoo.
• Facturabele uren en hun waarde per project, klant of persoon, met export naar Excel en CSV.
• Gefactureerde regels blijven met rust. Staat een regel op een factuur, dan wijzigt of verwijdert de app hem niet en zegt ze waarom.

Meer over de koppeling lees je op de pagina koppeling met Odoo; wat het kost, op de prijzen.