Privacyverklaring — TimeViking
Laatst bijgewerkt: 12 oktober 2026
1. Wie zijn wij
TimeViking is een dienst van Software Services BV, Meldertsestraat 8/4008, 3545 Halen, ondernemingsnummer BE 0895.317.225, e-mail info@timeviking.com. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens op onze website en voor het beheer van klantaccounts en abonnementen.
Voor de uren en de werknemersgegevens die een klant in de dienst ingeeft, is de klant verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Dat staat in de verwerkersovereenkomst. Deze verklaring gaat over wat wij zelf als verantwoordelijke verwerken.
2. Welke gegevens, waarom en op welke grond
| Wat | Waarom | Grond (AVG art. 6) | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mail, bedrijfsnaam, taal, wachtwoord (gehasht) bij registratie | Een account aanmaken en beveiligen | Overeenkomst (b) | Zolang het account bestaat |
| E-mailadres, bedrijfsnaam, naam en taal van een nieuwe registratie, per e-mail gemeld aan de beheerder van de dienst | Op de hoogte zijn van nieuwe klanten, hen kunnen helpen en misbruik opmerken | Gerechtvaardigd belang (f) | Zolang die mail nodig is, hoogstens 2 jaar |
| IP-adres, browser, tijdstip van de registratie | Misbruik en fraude tegengaan (limieten, bewijs) | Gerechtvaardigd belang (f) | 90 dagen, daarna gewist |
| Resultaat van de robotcontrole (reCAPTCHA) | Registraties door robots tegengaan | Gerechtvaardigd belang (f) | Bij de registratie bewaard |
| Aanmelden via Google of Microsoft: e-mail en een technisch id | Aanmelden zonder wachtwoord | Overeenkomst (b) | Zolang het account bestaat |
| Factuurgegevens: naam, adres, e-mail, btw-nummer, land, soort klant | Facturen en btw | Wettelijke plicht (c) en overeenkomst (b) | De wettelijke bewaartermijn voor facturen (10 jaar) |
| Bewijs van de plaats van de klant: land van het factuuradres, van het IP-adres en van de betaalmethode | Btw op elektronische diensten (EU-Uitvoeringsverordening 282/2011, art. 24 ter) | Wettelijke plicht (c) | Zoals de facturen |
| Btw-controle bij VIES (consultatienummer) | Bewijs dat een btw-verlegging terecht was | Wettelijke plicht (c) | Zoals de facturen |
| Betalingen (via Mollie): bedrag, status, betaalmethode, land van de kaart of rekening | Het abonnement betalen | Overeenkomst (b) | Zoals de facturen |
| Berichten via het contactformulier | Je vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang (f) | 2 jaar |
| Technische logs (fouten, aanmeldingen) | De dienst beveiligen en laten werken | Gerechtvaardigd belang (f) | 90 dagen |
| Mails van de dienst (bevestiging van je registratie, uitnodigingen, herinneringen, facturen en meldingen over je abonnement) | De dienst leveren en je op de hoogte houden | Overeenkomst (b) | Zolang het account bestaat |
| API-sleutel voor Odoo (van een bot-gebruiker of persoonlijk) en het adres en de databank van Odoo | De koppeling met Odoo laten werken | Overeenkomst (b); voor de inhoud: verwerker | Zolang de koppeling bestaat; de sleutel wordt versleuteld bewaard |
| Verlofgegevens van de werknemers van een klant (soort, periode, saldo; ziekte is een gezondheidsgegeven) | Verlof tonen, aanvragen en synchroniseren met Odoo, in opdracht van de klant | Wij zijn verwerker; de grond ligt bij de klant (voor ziekte art. 9) | Zolang de omgeving bestaat, daarna verwijderd (§6) |
| Auditlog (wie wijzigde wat in een omgeving) | Beveiliging en bewijs voor de klant | Gerechtvaardigd belang (f); voor de inhoud: verwerker | Zolang de omgeving bestaat |
Melding van een nieuwe registratie
Bij elke nieuwe registratie krijgt de beheerder van de dienst (de eigenaar van Software Services BV) een e-mail met het e-mailadres, de bedrijfsnaam, de naam en de taal van de nieuwe klant. Er gaan geen wachtwoord, IP-adres of bevestigingslink mee. Wij doen dat om nieuwe klanten te kunnen helpen en om misbruik op te merken.
Koppeling met Odoo
De klant koppelt zijn eigen Odoo. Daarvoor bewaren wij het adres en de databank van die Odoo en een API-sleutel, versleuteld en nooit in logs. De sleutel is die van een bot-gebruiker, of de persoonlijke sleutel van een gebruiker die zijn eigen uren met Odoo wil laten synchroniseren; die laatste kan hij altijd zelf verwijderen. Wij lezen en schrijven in Odoo alleen wat de dienst nodig heeft (uren, projecten, taken, werknemers en, als de klant het toestaat, verlof).
Verlofgegevens in de dienst
Gebruikt een klant het verlof in de dienst, dan verwerken wij als verwerker (niet als verantwoordelijke) de soort verlof, de periode, de toestand van de aanvraag en het saldo van de werknemers van de klant. Als de soort ziekte aangeeft, is dat een gezondheidsgegeven (AVG art. 9). Daarom gelden deze regels:
- Collega's zien alleen dat iemand "afwezig" is, niet waarom. De soort zien alleen de werknemer, zijn manager en de beheerder.
- De reden die iemand in Odoo bij verlof invult, lezen en bewaren wij niet.
- Het auditlog bewaart bij verlof alleen de toestand, wie beslist heeft, de datums en de soort; nooit een notitie of reden.
- Verlofgegevens blijven zolang de omgeving bestaat, zitten in de export en worden mee verwijderd (zie §6).
Wil je weten wat jouw werkgever met jouw verlofgegevens doet, of je rechten uitoefenen, richt je dan eerst tot je werkgever.
Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame.
Bezoekersstatistieken van de website
We tellen de bezoeken aan de website zelf, op onze eigen server, zonder cookies en zonder externe dienst. Per dag bewaren we alleen het aantal bezoeken per pagina, met de taalversie, het domein, het domein van de verwijzende site (geen volledig adres), de campagnecodes utm_source, utm_campaign en ref uit het adres, en het soort toestel (computer, gsm of tablet), afgeleid uit de browsergegevens. Je IP-adres en je browsergegevens zelf bewaren we niet. Om unieke bezoekers te tellen, maken we per dag een onomkeerbare code uit je IP-adres en browser met een willekeurig zout dat elke dag wijzigt en nergens bewaard wordt: zo kunnen we je niet herkennen, ook niet van de ene dag op de andere. Robots tellen niet mee. Grond: gerechtvaardigd belang (weten welke pagina's gelezen worden). De tellingen zijn anoniem en blijven bij ons.
3. Ontvangers (subverwerkers en derden)
| Wie | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Onze hostingpartner | Servers, databanken en back-ups | Europese Unie |
| Onze eigen mailserver | E-mails van de dienst versturen | Op onze servers in de Europese Unie |
| Mollie B.V. | Betalingen | EU (Nederland) |
| Google (reCAPTCHA) | Robotcontrole bij registreren en het contactformulier | Verenigde Staten (EU-VS-gegevensprivacykader) |
| Google en Microsoft (aanmelden) | Alleen als jij kiest om zo aan te melden | Verenigde Staten (EU-VS-gegevensprivacykader) |
| De Europese Commissie (VIES) | Btw-nummers controleren | EU |
| Plausible Analytics | Bezoekersstatistieken van de website, zonder cookies en zonder persoonlijk profiel (alleen als ingeschakeld) | EU |
De Odoo van een klant is geen subverwerker van ons: de klant koppelt die zelf en blijft er verantwoordelijk voor.
4. Je rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar (AVG art. 15–21). Stuur een mail naar info@timeviking.com; wij antwoorden binnen een maand. Een beheerder van de omgeving kan in de app zelf alle gegevens van de omgeving exporteren (Instellingen › Abonnement › Alles exporteren) en de omgeving laten verwijderen.
Je kan klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
5. Cookies en reCAPTCHA
Zie het cookiebeleid. De app gebruikt alleen noodzakelijke cookies (de sessie). Op de registratiepagina en het contactformulier laadt Google reCAPTCHA, dat cookies zet en gegevens naar Google stuurt. Wij gebruiken het om misbruik door robots tegen te gaan (gerechtvaardigd belang); op die pagina's geldt ook het privacybeleid van Google.
6. Na het einde van een abonnement
Na de proef of na opzeggen staat een omgeving 60 dagen op alleen-lezen: je kan alles nog bekijken en exporteren. Daarna verwijderen wij de databank van de omgeving en de logins. Wat wij wettelijk moeten bewaren (facturen, betalingen, het bewijs voor de btw) blijft bewaard zolang de wet het vraagt. Back-ups verdwijnen na 35 dagen.
7. Beveiliging
Elke klant heeft een eigen databank en een eigen databankgebruiker. Wachtwoorden worden gehasht bewaard, sleutels voor Odoo en het geheim van de module versleuteld. Tweestapsverificatie is beschikbaar en kan per omgeving verplicht worden. Toegang voor ons eigen beheer vraagt altijd tweestapsverificatie.
8. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als de dienst verandert. Belangrijke wijzigingen melden wij per mail aan de beheerders van de omgevingen.