Odoo Urenstaten: tips en trucs die je team tijd besparen

1. Begin met de juiste filters

Open je Urenstaten, dan zie je standaard je eigen uren. Een paar filters die veel tijd besparen:

• Mijn urenstaten tegenover Alle urenstaten: in het menu Urenstaten. "Alle" zie je alleen met het recht om andermans uren te zien.
• Datum: in Odoo 18 en 19 staan er snelkoppelingen voor Vandaag, Deze week en Vorige week; in Odoo 20 kies je de periode via het datumfilter.
• Zoeken op een veld: typ een naam in de zoekbalk en kies of je zoekt op werknemer, project of taak (in 18 en 19 ook op afdeling of manager).
• Favorieten: een combinatie van filters die je elke week gebruikt, bewaar je als favoriet. Vink Standaardfilter aan, en ze staat klaar als je het scherm opent.

2. Groeperen, ook op twee niveaus

In de lijst kun je groeperen op project, taak en werknemer (in 18 en 19 ook op onder meer afdeling en manager). Kies twee groeperingen na elkaar, bijvoorbeeld project en dan werknemer, en je ziet per project wie hoeveel uur schreef, met een subtotaal per groep. Daarmee beantwoord je de vraag "hoeveel uur zit er al in dit project?" zonder rapport.

3. Kies de weergave die bij de vraag past

Odoo Community heeft voor uren deze weergaven:

Weergave	Waarvoor
Lijst	Invullen en nakijken. De lijst is rechtstreeks bewerkbaar: een nieuwe regel komt bovenaan.
Kalender (vanaf Odoo 19)	Zien op welke dagen er geschreven is, en waar er gaten zijn.
Kanban	Een kaart per regel, handig op een klein scherm.
Draaitabel	Uren per project tegenover werknemers of maanden, met totalen.
Grafiek	De evolutie van de uren per week of per maand.

De rasterweergave (een rij per taak, een kolom per dag) en de timer zitten in de Enterprise-module timesheet_grid, niet in Community. In TimeViking heb je beide, ook met Community: een weekraster waarin je met Tab naar de volgende dag springt, en een timer die bij het stoppen meteen een urenregel maakt.

4. Werk met het toetsenbord

Odoo heeft sneltoetsen voor de knoppen op elk scherm. Houd Alt ingedrukt (op een Mac Control) en je ziet ze:

• Alt + C: nieuwe regel;
• Alt + S: opslaan;
• Alt + J: wijzigingen weggooien;
• Control + K (op een Mac Command + K): het opdrachtenpalet, om snel naar een menu of record te springen.

In TimeViking gaat het nog een stap verder: snel typen maakt van een zin als "gisteren 9-12 #support tickets" een regel met project, taak, tijd en omschrijving.

5. Zet je projecten en taken goed op

Veel gedoe met uren begint bij de projecten:

• Urenstaten aan op het project. In de instellingen van een project vink je Urenstaten aan; anders kan niemand er uren op boeken.
• Toegewezen tijd op de taak. Geef elke taak een budget in uren. Op de taak zie je het percentage dat al gebruikt is, in het rood als het budget op is.
• Uren op de taak zelf. In het tabblad Urenstaten van een taak voeg je rechtstreeks regels toe, zonder het scherm te verlaten.
• Dagen of uren. In de instellingen van Urenstaten kies je of je team in uren of in (halve) dagen invult.

6. Factureren en goedkeuren

Factureer je in regie, installeer dan Verkoop naast Urenstaten. Met een dienstproduct "op basis van urenstaten" komen de uren automatisch op de verkooporder en zo op de factuur. Hoe je dat opzet en waar het misloopt, lees je in uren factureren in Odoo.

Goedkeuren (valideren) van uren zit in Odoo Enterprise. Met Community laat je in TimeViking de week indienen en goedkeuren: zie uren goedkeuren in Odoo.

7. Rapporten die je echt gebruikt

Onder Rapportering › Urenstaten staan drie rapporten: per werknemer, per project en per taak. Ze openen als draaitabel of grafiek. Een paar trucs:

• Klik op een kop om een niveau dieper te gaan, bijvoorbeeld per project en dan per werknemer.
• Met de pijltjes wissel je rijen en kolommen om.
• Met de downloadknop gaat de draaitabel naar Excel, zoals je hem op het scherm ziet.

Wie verlof gebruikt, kan ook de module voor verlof in urenstaten aanzetten: goedgekeurd verlof verschijnt dan als urenregel. En met de module voor aanwezigheden vergelijk je geschreven uren met aanwezige uren.

8. Uren op de gsm

Odoo heeft een mobiele weergave en apps, maar voor wie onderweg is, blijft een lange lijst met kleine velden lastig. Daarom heeft TimeViking een eigen gsm-app: je kiest een recent project, tikt de tijd in of start de timer, ook zonder netwerk. De uren gaan naar Odoo zodra je weer online bent.

Odoo blijft de bron

Alles hierboven werkt in Odoo zelf, en dat moet zo blijven: Odoo is waar je projecten, verkoop en facturen samenkomen. TimeViking komt er niet in de plaats van, maar geeft je team een snellere manier om de uren erin te krijgen. Meer daarover op de pagina koppeling met Odoo en de prijzen.