Odoo Urenstaten: de complete gids, stap voor stap in Odoo 20

Wat Odoo Urenstaten doet

Odoo Urenstaten registreert wie hoeveel tijd aan welk project en welke taak besteedde. Een urenregel is in Odoo een analytische regel met een werknemer, een datum, een duur, een project en meestal een taak. Daardoor zijn de uren meteen bruikbaar in de rest van Odoo: voor de voortgang van een project, voor de kostprijs, en via Verkoop voor de factuur.

Deze gids is de complete rondleiding. Voor de details per onderwerp verwijzen we naar onze kortere gidsen: uren factureren, uren goedkeuren, tips en trucs en Odoo Urenstaten in beeld.

Onze testcase. Demo Consulting is een verzonnen IT-consultancybureau met vijf mensen. Voor de klant Harbor Logistics voert het een Odoo-implementatie uit: 400 uur Consulting aan 95 euro per uur, 21 % btw, gefactureerd op basis van de gepresteerde uren. Daarnaast loopt een websiteproject voor een tweede klant en houdt het team een wekelijkse planning.

De acht stappen in het kort

1. Installeer de apps

   Installeer Urenstaten (de module hr_timesheet). Odoo zet Project en Werknemers er vanzelf bij. Wil je uren factureren, installeer dan ook Verkoop en Facturatie: de brug sale_timesheet komt dan automatisch mee.

2. Kies de instellingen

   In Configuratie > Instellingen > Urenstaten: de Coderingsmethode (uren en minuten, of dagen en halve dagen) en of goedgekeurd verlof automatisch als urenregel moet verschijnen.

3. Maak werknemers en geef rechten

   Elke medewerker die uren schrijft, heeft een werknemer nodig, gekoppeld aan een gebruiker. Kies per gebruiker de rol in Urenstaten en vul de uurkost in voor de rendabiliteit.

4. Zet projecten en taken op

   Zet op het project Urenstaten aan (en Factureerbaar als je de uren factureert). Geef taken een Toegewezen tijd, zodat Odoo de voortgang toont.

5. Laat het team uren invoeren

   In Mijn urenstaten: als lijst of kalender (Community), op de taak zelf, of in het weekraster met timer (Enterprise).

6. Kijk de uren na en valideer ze

   Controleer per week en per werknemer. In Enterprise valideer je in To Validate; daarna zitten de regels op slot. In Community spreek je een eigen controle af.

7. Factureer de geleverde uren

   Verkoop een dienst Op basis van urenstaten, bevestig de verkooporder en boek op het project dat Odoo aanmaakt. Op de verkooporder: Factuur maken.

8. Volg op met rapporten

   Onder Rapportages: de uren Per werknemer, Per project en Per taak, als draaitabel of grafiek, en export naar Excel.

Stap 1: de apps installeren

Open Apps en zoek op Urenstaten. Installeer je het, dan zet Odoo Project en Werknemers er automatisch bij. In Odoo 20 heet de technische module in de lijst Task Logs (hr_timesheet); in het menu blijft het Urenstaten.

Voor ons consultancybureau komen er nog twee apps bij: Verkoop en Facturatie. Staan Verkoop, Project en Urenstaten samen in de databank, dan installeert Odoo zelf de brugmodule sale_timesheet. Die zorgt ervoor dat uren op een verkooporder terechtkomen. Alles hierboven is Community. Op Odoo Online kies je dezelfde apps in je abonnement.

Stap 2: de instellingen

Ga naar Configuratie > Instellingen en open het luik Urenstaten. De belangrijkste keuze is de Coderingsmethode: Uren / Minuten of Dagen / Halve dagen. Een consultancybureau dat per uur factureert, kiest uren.

Wat je verder ziet, hangt af van je editie:

• Verlof (Community): goedgekeurd verlof en feestdagen worden automatisch urenregels, op een intern project.
• Afronding van de timer en herinneringen voor werknemers en goedkeurders: Enterprise. In Community zie je die opties met een upgradelabel.
• Factuurbeleid (Enterprise): alle geregistreerde uren factureren, of alleen de gevalideerde.

Stap 3: werknemers en rechten

Uren horen bij een werknemer, niet bij een gebruiker. Wie uren schrijft, heeft dus een werknemer nodig die aan zijn gebruiker gekoppeld is. Maak ze aan in Werknemers, of koppel een bestaande werknemer aan de gebruiker.

Per gebruiker kies je daarna de rol in Urenstaten:

• User: own timesheets only: alleen de eigen uren zien en invullen.
• User: all timesheets: ook de uren van anderen zien en invullen, typisch voor een projectleider.
• Administrator: alles, ook de instellingen.

Vul op het tabblad van de werknemer ook de uurkost in. Odoo rekent daarmee de kost van elke urenregel uit, en zo zie je per project niet alleen de uren maar ook wat ze kosten. In Enterprise duid je bovendien per werknemer de persoon aan die zijn uren valideert.

Stap 4: projecten en taken

Een project krijgt pas uren als Urenstaten erop aanstaat; voor uren die je factureert, zet je ook Factureerbaar aan. In onze testcase maakt Odoo het project zelf, bij het bevestigen van de verkooporder (stap 7). Een intern project voor overleg en opleiding maak je met de hand.

Geef elke taak een Toegewezen tijd. Odoo toont dan de Bestede tijd, de Resterende tijd en de voortgang in procent. In de taak zie je in het tabblad Urenstaten elke regel: wie, wanneer, wat en hoe lang.

Houd de structuur eenvoudig: één project per opdracht, een handvol taken per fase. Wie honderd taken maakt, krijgt medewerkers die op de verkeerde boeken.

Stap 5: uren invoeren

Odoo kent verschillende manieren om uren in te voeren. Welke je hebt, hangt af van de editie.

Mijn urenstaten als lijst (Community). Een bewerkbare lijst: datum, project, taak, omschrijving en duur. Groepeer je Alle urenstaten per project, dan zie je meteen de totalen en de verkooporderregel bij elke regel.

Kalender (Community, sinds Odoo 19). Mijn urenstaten heeft een maandkalender: je ziet je regels per dag, en je maakt een regel door een of meer dagen te selecteren. Hoe dat werkt en wat niet kan, lees je in de kalenderweergave van Odoo urenstaten.

Op de taak (Community). Rechtstreeks in het tabblad Urenstaten van een taak, handig voor wie vanuit Project werkt.

Raster en timer (Enterprise). Het weekraster toont per regel project en taak, en per dag de uren. Je typt een getal in een cel en Odoo maakt of wijzigt de urenregel. Met de timer start en stop je de tijd op een taak; Odoo rondt af volgens de instellingen uit stap 2.

Voor gewone sneltoetsen, filters en groeperingen: zie Odoo Urenstaten: tips en trucs.

Stap 6: goedkeuren en valideren

In Enterprise staat er een menu To Validate: de uren van je team per werknemer en per week, met een knop Validate. Gevalideerde regels zitten op slot voor de werknemer, en met het factuurbeleid uit stap 2 kun je enkel gevalideerde uren factureren.

In Community bestaat er geen validatie: elke regel blijft wijzigbaar tot hij gefactureerd is. Teams lossen dat op met een vaste controlemoment per week, een filter op de vorige week en een afspraak wie nakijkt. Een volledige vergelijking staat in uren goedkeuren in Odoo.

Stap 7: de uren factureren

Hier wordt het een systeem in plaats van een lijst. In onze testcase:

1. Een dienstproduct Consulting (hours), met als facturatiebeleid Op basis van urenstaten en bij het aanmaken een taak in een nieuw project. Prijs: 95 euro per uur, btw 21 %.
2. Een verkooporder voor Harbor Logistics van 400 uur. Bij het bevestigen maakt Odoo het project.
3. Het team boekt uren op de taken van dat project; elke regel krijgt de verkooporderregel mee.
4. Op de verkooporder telt de kolom Geleverd de uren op. Met Factuur maken komen de geleverde, nog niet gefactureerde uren op de factuur.

Zodra de factuur geboekt is, laat Odoo die urenregels niet meer wijzigen of verwijderen. De valkuilen (uren zonder verkooporderregel, een facturatiebeleid dat je achteraf wijzigt) staan in uren factureren in Odoo.

Stap 8: rapporten

Onder Rapportages vind je de uren Per werknemer, Per project en Per taak. Als draaitabel klik je op een kop om dieper te gaan, zet je werknemers in de kolommen, en download je de tabel naar Excel. Met de uurkost uit stap 3 zie je ook de kosten; met Verkoop erbij ook welk deel van de uren factureerbaar is.

Op het project zelf toont Odoo bovendien een overzicht van de rendabiliteit: gefactureerde en nog te factureren uren tegenover de kosten.

Uren op de gsm

Odoo is een webapp en werkt in de browser van je gsm, ook als app op je startscherm. Je ziet dezelfde schermen als op de computer, in een smallere opmaak. Dat werkt, maar met veel velden en kleine knoppen is het niet de snelste manier om na een klantbezoek even twee uur te noteren. Hoe teams dat oplossen, lees je in de timesheet-app op de gsm.

Vijf tips uit de praktijk

• Eén project per opdracht, en taken per fase. Zo blijft het kiezen kort.
• Verplicht een omschrijving. Een factuur met "Configuratie, 3 uur" en een duidelijke omschrijving roept minder vragen op.
• Kijk elke week na, niet aan het einde van de maand: dan weet iedereen nog wat hij deed.
• Bewaar een filter op "vorige week, mijn team" als favoriet.
• Controleer de verkooporderregel voor je factureert. Een regel zonder orderregel komt niet op de factuur.

Meer in Odoo Urenstaten: tips en trucs.

Community of Enterprise?

Nagekeken in de broncode van Odoo 20 Community (hr_timesheet, sale_timesheet, project_timesheet_holidays):

Functie	Community	Enterprise
Uren op project en taak, lijst en kalender	ja	ja
Toegewezen tijd en voortgang per taak	ja	ja
Uren factureren via de verkooporder	ja	ja
Verlof automatisch als urenregel	ja	ja
Rapporten (draaitabel, grafiek, Excel)	ja	ja
Weekraster en timer	nee	ja
Uren valideren en op slot zetten	nee	ja
Herinneringsmails voor ontbrekende uren	nee	ja

Community volstaat dus om uren te registreren en te factureren. Wat je mist, zit in de invoer en de controle. Meer daarover in Odoo Community en urenstaten.

Waar TimeViking aansluit

TimeViking vervangt Odoo Urenstaten niet. Odoo blijft de bron: projecten, taken, verkooporders, facturen en rapporten blijven waar ze zijn, en alles uit deze gids blijft gelden.

Wat TimeViking doet, is het invullen sneller maken, ook op Community: een weekkalender en een weekraster, snel typen, een gsm-app en goedkeuren per week in de app. TimeViking schrijft de uren via één bot-gebruiker in Odoo, op het juiste project en de juiste taak, zodat Odoo ze aan de verkooporder kan koppelen. Wat niet in TimeViking zit: facturen maken (dat doe je in Odoo) en de validatie van Enterprise vervangen (gevalideerde regels respecteert TimeViking wel).

Wil je het naast je eigen Odoo zien? Probeer TimeViking 30 dagen gratis of lees eerst hoe de koppeling met Odoo werkt.

Odoo is een merk van Odoo S.A. TimeViking is een product van Software Services BV en is niet verbonden met Odoo S.A. De screenshots tonen Odoo 20.0 Enterprise (Engelstalige interface) op de openbare demo van Odoo S.A., met verzonnen demogegevens.