Urenstaten in Odoo Community: wat kan het wel en niet?

Het korte antwoord

Odoo Community kan uren registreren op projecten en taken, ze rapporteren en ze factureren. Wat ontbreekt, zijn de dingen die het invullen snel maken en het goedkeuren regelen: een weekraster, een timer en de validatie van uren. Die levert Odoo met Enterprise.

Stel: een studiebureau in Gent met een team van tien, op Odoo Community bij een Odoo-partner. De uren komen in Odoo terecht, maar elke vrijdag zit iedereen ze in een lijst over te typen, en niemand kijkt ze na voor de facturatie vertrekt. Precies daar zit het gat.

Je hoeft daarvoor niet over te stappen. TimeViking geeft je team een weekkalender, een weekraster, snel typen, een timer, een gsm-app en goedkeuren per week, en schrijft de uren gewoon in de urenstaten van je Community-Odoo.

Wat Odoo Community met urenstaten kan

We hebben de broncode van Odoo Community 18, 19 en 20 nagekeken (de modules en hun manifesten). Dit zit er in alle drie in, zonder Enterprise:

• Urenstaten (hr_timesheet): uren op een project en een taak, met een omschrijving en een werknemer. Je schrijft ze in een lijst of op het tabblad van een taak.
• Rechten: een gebruiker ziet alleen zijn eigen uren, of alle uren, of is beheerder van de urenstaten.
• Rapporten: lijst, kanban, draaitabel en grafiek, per project, taak, werknemer of periode.
• Een maandkalender met je uren, vanaf Odoo 19 (in 18 nog niet).
• Geplande uren op een taak, zodat je ziet hoeveel er al op zit.
• Verlof (hr_holidays) en een werkrooster met feestdagen (resource). Met project_timesheet_holidays maakt Odoo bij goedgekeurd verlof ook urenregels aan.
• Factureren van uren via verkooporders (sale_timesheet): wat gefactureerd is, kan je niet meer zomaar wijzigen.

Dat is een stevige basis. Voor een team dat elke dag uren schrijft, op kantoor of bij de klant, is het vooral het ingeven dat tijd kost.

Wat niet in Community zit

Wat Enterprise precies met die modules doet, hebben we niet in de Enterprise-broncode nagekeken: die is niet openbaar. De tabel zegt wat er in Community niet is; voor de details van Enterprise verwijzen we naar de documentatie van Odoo.

Nog iets om te weten: Odoo Online en Odoo.sh zijn altijd Enterprise-installaties. Community draai je op een eigen server, bij jezelf of bij een hostingpartner. Veel kmo's laten dat over aan hun Odoo-partner.

Hoe TimeViking de gaten vult

TimeViking is een aparte app voor je team, gekoppeld aan je Odoo. Odoo blijft de bron: projecten, taken en werknemers komen uit Odoo, en de uren gaan er automatisch naartoe, in beide richtingen.

Snel invullen

• Een weekkalender waarin je taken sleept, met een kleur per project.
• Een weekraster: een rij per taak, een cel per dag, Tab naar de volgende dag.
• Snel typen: gisteren 9-12 #support tickets wordt in één keer een urenregel.
• Een timer, ook op de gsm, en vorige week kopiëren.
• Een gsm-app die ook zonder bereik werkt, handig bij de klant of onderweg; lees er meer over in de gids over de timesheet-app op je gsm.

Goedkeuren zonder Enterprise

Je team dient de week in, een projectleider keurt goed of stuurt de week terug. Goedgekeurde uren zijn in de app op slot. Dat werkt los van Odoo, dus ook op Community. Hoe dat zich verhoudt tot de validatie van Enterprise, lees je in uren goedkeuren in Odoo.

Wat er naar Odoo gaat

De uren komen in de gewone urenstaten van Odoo terecht, op de juiste werknemer, het juiste project en de juiste taak. Je werknemers hebben geen Odoo-login nodig: de app schrijft via één technische verbinding op naam van de overeenkomstige werknemer. Verlof vraag je aan in de app; je verantwoordelijke keurt het goed in Odoo, zoals hij gewend is.

Koppelen met Odoo Community

Op een eigen server heb je drie manieren, die je allebei uitgelegd vindt op de pagina koppeling met Odoo:

1. Met onze gratis module uit de Odoo Apps Store: geen API-sleutels te beheren of te vernieuwen.
2. Met een bot-gebruiker: één technische gebruiker met een API-sleutel, voor het hele team. Die heeft alleen rechten uit Community nodig: Project-gebruiker en Urenstaten met toegang tot alle uren.
3. Met een eigen API-sleutel per gebruiker: elke collega koppelt zijn eigen sleutel en schrijft alleen zijn eigen uren.

Het werkt met Odoo 18, 19 en 20. Wat er per versie verschilt, staat op de pagina Odoo urenstaten.

Wat kost het?

Voor een klein team tot 3 gebruikers is TimeViking gratis, voor altijd. Daarboven betaal je € 5 per maand voor je hele team tot 20 gebruikers, niet per gebruiker. Alle details staan op de prijspagina. De zaakvoerder kan gratis beginnen en je Community-Odoo vandaag nog koppelen, met of zonder hulp van je Odoo-partner.