Urenregistratie in Excel: gratis maandtemplate, ook als PDF, klaar om af te tekenen

Wat zit er in het template?

Werk in regie, een consultant die bij de klant zit, een team dat voor verschillende klanten werkt: wie op uren factureert, heeft vaak een urenstaat nodig die de klant tekent. Het Excel-template heeft daarvoor één blad per maand, met:

• een kop voor je naam, de klant of het bedrijf, de maand en het jaar;
• een rij per dag, met de datum en de weekdag die vanzelf volgen uit de maand en het jaar (een maand van 28, 30 of 31 dagen klopt dus altijd), en de weekends in het grijs;
• kolommen voor het project of de klant, een omschrijving, het begin- en einduur en de pauze;
• de uren per dag, berekend uit begin, einde en pauze, ook over middernacht;
• het totaal van de maand en het aantal gewerkte dagen;
• een tabel uren per project, die per projectnaam optelt;
• twee handtekeningvakken, voor de werknemer en voor de klant of verantwoordelijke;
• een tweede blad met de uitleg.

De PDF is hetzelfde formulier om af te drukken en met de pen in te vullen: een A4 met een rij per dag, een totaal en de handtekeningvakken. Handig voor wie bij de klant liever met papier werkt.

Zo gebruik je het Excel-template

1. Download het template

   Kies hierboven het Excel-template. Het opent in Excel, LibreOffice en Google Sheets.

2. Vul de kop in

   Je naam, de klant of het bedrijf, de maand (1 tot 12) en het jaar. Standaard staan de huidige maand en het huidige jaar ingevuld; de datums en weekdagen in de tabel passen zich aan, en weekends worden grijs.

3. Noteer je uren per dag

   Per dag het project of de klant, een korte omschrijving, het begin- en einduur en de pauze in minuten. De kolom Uren rekent zelf uit: van 8:30 tot 17:00 met 30 minuten pauze wordt 8,00. Werk je zonder begin- en einduren, typ dan de uren rechtstreeks in de kolom Uren.

4. Controleer de totalen

   Onderaan staan het totaal van de maand en het aantal gewerkte dagen. Typ bij Uren per project de namen van je projecten of werven, en het template telt per project op.

5. Druk af en laat tekenen

   Het blad staat ingesteld op één A4. Druk af, of bewaar als PDF, en laat de werknemer en de klant of de zaakvoerder tekenen.

De formules, voor wie wil weten hoe het werkt

Je hoeft er niets aan te doen, maar zo rekent het template:

Wat	Formule (Engelstalige Excel)
Datum van dag 1 tot 31	=IF(1<=DAY(EOMONTH(DATE(jaar,maand,1),0)),DATE(jaar,maand,1),"")
Uren van een dag	=ROUND((einde-begin+(einde<begin))*24-pauze/60,2)
Totaal van de maand	=SUM(H7:H37)
Gewerkte dagen	=COUNTIF(H7:H37,">0")
Uren per project	=SUMIF(C7:C37,project,H7:H37)

Het stuk (einde<begin) telt er een dag bij als je over middernacht werkt. In een Nederlandstalige Excel heten de functies anders (DATUM, SOM, AANTAL.ALS, SOM.ALS) en staat er een puntkomma tussen de delen; dat vertaalt Excel zelf.

Wanneer een Excel-urenstaat niet meer volstaat

Voor een zelfstandige of een kleine kmo met een paar klanten is een template in Excel prima. Stel: een studiebureau in Hasselt met vijf mensen. Elke maand vult iedereen een blad in, en de zaakvoerder of de boekhouding verzamelt ze voor de facturatie. Dat knelt zodra:

• meerdere mensen elke maand een blad invullen, en iemand die bladen moet verzamelen en optellen;
• de uren ook in je ERP moeten, zoals in de urenstaten van Odoo, en iemand ze dus overtypt;
• je wil weten hoeveel uren er op een project of klant zitten voor de maand voorbij is;
• een projectleider de uren moet nakijken en goedkeuren voor ze naar de klant gaan.

Dan typ je dezelfde uren twee of drie keer: in Excel, in Odoo en in de factuur.

De volgende stap: TimeViking

Werkt je kmo met Odoo, dan doet TimeViking wat dit template doet, zonder dubbel werk:

• je team geeft de uren in met een weekkalender, een weekraster, snel typen, een timer of de gsm-app, ook onderweg;
• de uren gaan automatisch naar de urenstaten van Odoo, op de juiste werknemer en het juiste project;
• de maand-PDF per werknemer maakt de app uit die uren, in je eigen huisstijl, met handtekeningvakken;
• overzichten per project, klant of persoon exporteer je naar Excel of CSV;
• en de projectleider keurt de weken goed voor ze naar de klant gaan.

Gratis voor teams tot 3 gebruikers, daarna € 5 per maand voor je hele team tot 20 gebruikers. Bekijk de prijzen of begin gratis.