Begin- en einduur registreren: wanneer werkte je team aan wat?

Begin- en einduur in een urenregel

In TimeViking is een urenregel altijd: een datum, een duur, een project (eventueel een taak) en een omschrijving. Daar komt optioneel een beginuur bij. Het einduur bewaren we niet apart: dat is gewoon het beginuur plus de duur. Een regel van 08:15 met een duur van 3:45 loopt dus tot 12:00.

Waarom zou een kmo dat willen? Een paar situaties waarin het beginuur nuttig is:

• een klant in regie wil zien wanneer je team bij hem was, niet alleen hoeveel uur;
• je wil 's avonds je dag terugvinden: wat deed je tussen 10 en 11?
• een zaakvoerder wil zien of de uren van de dag aansluiten, zonder gaten of dubbel geboekte tijd.

Wie dat niet nodig heeft, laat het beginuur gewoon leeg. Uren ingeven per dag, of in het weekraster, blijft perfect mogelijk; zo'n regel staat dan als "zonder tijdstip" in je week.

Drie manieren om tijdstippen vast te leggen

De timer. Er loopt hoogstens één timer per persoon. Je start hem met de sneltoets T (of met de play-knop) en kiest in je voorkeuren of T het laatste project neemt, het project vraagt of altijd hetzelfde project start. Stop je de timer, dan wordt hij een urenregel met als beginuur het moment waarop je startte. Start je een nieuwe timer terwijl er nog een loopt, dan stopt de eerste eerst. De timer werkt ook in de gsm-app, handig bij de klant.

Snel typen. In het snelveld typ je een tijdvak in plaats van een duur: 9-12:30, van 9 tot half 1, van kwart over 8 tot 10 of tussen 13 en 15u. Meerdere regels in één keer kan ook: 9-12 offerte Gent; 13-17 #support. En 9-17 verdeeld over ABC en WEB wordt 9:00–13:00 op het ene en 13:00–17:00 op het andere project.

De weekkalender. Elke regel met een tijdstip is een blok met een begin en een einde, in de kleur van zijn project. Sleep een blok naar een ander uur of rek het uit: het beginuur en de duur volgen. Regels zonder tijdstip toont de kalender gestapeld vanaf 9:00, zodat ze niet over elkaar vallen.

Kort samengevat, in vier stappen:

1. Start de timer als je begint

   Druk op T of tik op de play-knop, ook in de gsm-app. Bij het stoppen wordt het een urenregel met het beginuur van de timer en de verstreken tijd als duur.

2. Of typ het tijdvak

   Typ in het snelveld bijvoorbeeld gisteren 8-12:30 #klant-hasselt analyse of van kwart over 8 tot 10 offerte. De regel krijgt meteen een begin- en een einduur.

3. Schuif in de weekkalender

   Sleep een blok naar een ander uur of rek het langer of korter. Het beginuur en de duur passen zich aan.

4. Kijk de gaten en overlappingen na

   Op werkdagen tot vandaag toont de kalender een gat van een kwartier of meer als Niet ingevuld, en regels die elkaar overlappen krijgen een markering.

Gaten, overlappingen en je rooster

Zodra je dag tijdstippen heeft, ziet TimeViking wat er ontbreekt. Op werkdagen tot en met vandaag toont de kalender een gat van een kwartier of meer tussen twee regels als "Niet ingevuld · 0:45". Heeft je rooster werkblokken (bijvoorbeeld 8:00–12:00 en 12:30–16:30), dan telt alleen een gat binnen die blokken: je middagpauze wordt dus geen verwijt.

Twee regels die elkaar overlappen, krijgen een markering: "Overlapt met een andere regel". Het rooster zelf komt uit Odoo of stel je in de app in; de week toont per dag je uren tegenover dat rooster.

Wat er naar Odoo en op de PDF gaat

Odoo blijft je bron voor projecten, taken en facturatie. Per regel stuurt TimeViking de datum, de duur, de omschrijving, het project, de taak en de werknemer naar de urenstaten van Odoo; meer over de koppeling met Odoo. Het beginuur gaat niet mee: een urenregel in Odoo heeft standaard geen begin- of einduur. Wat iemand rechtstreeks in Odoo ingeeft, verschijnt in TimeViking zonder tijdstip.

Ook de maand-PDF en de exports tonen geen tijdstippen. De PDF geeft de uren per dag tegenover het rooster en een bijlage met datum, project, taak, uren en omschrijving; de Excel- en CSV-export voor Odoo bevat datum, werknemer, project, taak, omschrijving en aantal uren. Werk je nog op papier, dan helpt ons maandtimesheet-template.

Arbeidstijd of projecturen: wat TimeViking (nog) niet doet

Eerlijk is eerlijk: TimeViking is geen prikklok en geen systeem voor de registratie van arbeidstijd. Er is geen aparte registratie van het begin en einde van de werkdag, geen in- en uitklokken, geen pauzeregistratie en geen arbeidstijdrapport. De app registreert projecturen, met tijdstippen als je dat wil.

In België wordt gewerkt aan een verplichte registratie van de arbeidstijd, met een geplande start in 2027. Die gaat over het begin en einde van de werkdag en over pauzes, en dat is iets anders dan projecturen. Wat er vandaag over bekend is, lees je op onze pagina over de verplichte tijdsregistratie in België. Dit is geen juridisch advies: voor je eigen situatie vraag je raad aan je sociaal secretariaat of een jurist.

Zelf proberen

Tijdstippen, de timer en snel typen zitten standaard in TimeViking. Bekijk alle functies of de prijzen: gratis voor teams tot 3 gebruikers, daarboven € 5 per maand voor je hele team tot 20 gebruikers. Je kan gratis beginnen en je Odoo vandaag nog koppelen.