Feuilles de temps Odoo : le guide complet, étape par étape dans Odoo 20

Ce que font les feuilles de temps d'Odoo

Les feuilles de temps d'Odoo enregistrent qui a passé combien de temps sur quel projet et quelle tâche. Dans Odoo, une ligne de temps est une ligne analytique avec un employé, une date, une durée, un projet et le plus souvent une tâche. Les heures sont donc directement utilisables dans le reste d'Odoo : pour l'avancement d'un projet, pour le coût de revient et, via Ventes, pour la facture.

Ce guide est la visite complète. Pour le détail de chaque sujet, nous renvoyons à nos guides plus courts : facturer les heures, valider les heures, trucs et astuces et les feuilles de temps Odoo en images.

Notre cas pratique. Demo Consulting est un bureau de conseil IT fictif de cinq personnes. Pour le client Harbor Logistics, il réalise une implémentation d'Odoo : 400 heures de Consulting à 95 euros de l'heure, TVA 21 %, facturées sur base des heures prestées. À côté de cela, un projet de site web tourne pour un deuxième client et l'équipe tient une réunion de planning chaque semaine.

Les huit étapes en bref

1. Installez les applications

   Installez Feuilles de temps (le module hr_timesheet). Odoo ajoute automatiquement Projet et Employés. Pour facturer les heures, installez aussi Ventes et Facturation : le module passerelle sale_timesheet suit automatiquement.

2. Choisissez les réglages

   Dans Configuration > Paramètres > Feuilles de temps : la Méthode d'encodage (heures et minutes, ou jours et demi-jours) et si les congés approuvés doivent apparaître automatiquement comme lignes de temps.

3. Créez les employés et donnez les droits

   Chaque personne qui encode des heures a besoin d'un employé lié à un utilisateur. Choisissez par utilisateur le rôle dans Feuilles de temps et indiquez le coût horaire pour la rentabilité.

4. Configurez projets et tâches

   Activez Feuilles de temps sur le projet (et Facturable si vous facturez les heures). Donnez aux tâches un Temps alloué pour qu'Odoo affiche l'avancement.

5. Laissez l'équipe encoder ses heures

   Dans Mes feuilles de temps : en liste ou en calendrier (Community), sur la tâche elle-même, ou dans la grille hebdomadaire avec minuteur (Enterprise).

6. Contrôlez et validez les heures

   Contrôlez par semaine et par employé. Dans Enterprise, vous validez dans To Validate ; les lignes sont ensuite verrouillées. Dans Community, convenez d'un contrôle interne.

7. Facturez les heures prestées

   Vendez un service Basé sur les feuilles de temps, confirmez la commande client et encodez sur le projet qu'Odoo crée. Sur la commande client : Créer une facture.

8. Suivez avec les rapports

   Sous Analyse : les heures Par employé, Par projet et Par tâche, en tableau croisé ou en graphique, avec export vers Excel.

Étape 1 : installer les applications

Ouvrez Applications et cherchez Feuilles de temps. À l'installation, Odoo ajoute automatiquement Projet et Employés. Dans Odoo 20, le module technique s'appelle Task Logs dans la liste (hr_timesheet) ; dans le menu, il reste Feuilles de temps.

Pour notre bureau de conseil, deux applications s'ajoutent : Ventes et Facturation. Quand Ventes, Projet et Feuilles de temps sont présents ensemble, Odoo installe lui-même le module passerelle sale_timesheet. C'est lui qui fait arriver les heures sur une commande client. Tout ce qui précède est Community. Sur Odoo Online, vous choisissez les mêmes applications dans votre abonnement.

Étape 2 : les réglages

Allez dans Configuration > Paramètres et ouvrez la section Feuilles de temps. Le choix principal est la Méthode d'encodage : Heures / Minutes ou Jours / Demi-jours. Un bureau de conseil qui facture à l'heure choisit les heures.

Ce que vous voyez ensuite dépend de votre édition :

• Congés (Community) : les congés approuvés et les jours fériés deviennent automatiquement des lignes de temps, sur un projet interne.
• Arrondi du minuteur et rappels pour les employés et les valideurs : Enterprise. Dans Community, ces options apparaissent avec une étiquette de mise à niveau.
• Politique de facturation (Enterprise) : facturer toutes les heures encodées, ou seulement les heures validées.

Étape 3 : employés et droits

Les heures appartiennent à un employé, pas à un utilisateur. Toute personne qui encode des heures a donc besoin d'un employé lié à son utilisateur. Créez-les dans Employés, ou liez un employé existant à l'utilisateur.

Par utilisateur, vous choisissez ensuite le rôle dans Feuilles de temps :

• User: own timesheets only : voir et encoder uniquement ses propres heures.
• User: all timesheets : voir et encoder aussi les heures des autres, typiquement pour un chef de projet.
• Administrator : tout, y compris les réglages.

Indiquez aussi le coût horaire sur la fiche de l'employé. Odoo calcule ainsi le coût de chaque ligne de temps, et vous voyez par projet non seulement les heures mais aussi ce qu'elles coûtent. Dans Enterprise, vous désignez en plus, par employé, la personne qui valide ses heures.

Étape 4 : projets et tâches

Un projet ne reçoit des heures que si Feuilles de temps y est activé ; pour les heures que vous facturez, activez aussi Facturable. Dans notre cas, Odoo crée le projet lui-même lors de la confirmation de la commande client (étape 7). Un projet interne pour les réunions et la formation se crée à la main.

Donnez à chaque tâche un Temps alloué. Odoo affiche alors le Temps passé, le Temps restant et l'avancement en pourcentage. Dans la tâche, l'onglet Feuilles de temps montre chaque ligne : qui, quand, quoi et combien de temps.

Gardez une structure simple : un projet par mission, quelques tâches par phase. Avec cent tâches, les collaborateurs finissent par encoder sur la mauvaise.

Étape 5 : encoder les heures

Odoo propose plusieurs manières d'encoder des heures. Celles dont vous disposez dépendent de l'édition.

Mes feuilles de temps en liste (Community). Une liste modifiable : date, projet, tâche, description et durée. Si vous regroupez Toutes les feuilles de temps par projet, vous voyez directement les totaux et l'article de la commande client sur chaque ligne.

Calendrier (Community, depuis Odoo 19). Mes feuilles de temps a un calendrier mensuel : vous voyez vos lignes par jour, et vous créez une ligne en sélectionnant un ou plusieurs jours. Comment cela fonctionne, et ce qui ne marche pas : la vue calendrier des feuilles de temps Odoo.

Sur la tâche (Community). Directement dans l'onglet Feuilles de temps d'une tâche, pratique pour qui travaille depuis Projet.

Grille et minuteur (Enterprise). La grille hebdomadaire montre par ligne le projet et la tâche, et par jour les heures. Vous tapez un nombre dans une cellule et Odoo crée ou modifie la ligne de temps. Avec le minuteur, vous démarrez et arrêtez le temps sur une tâche ; Odoo arrondit selon les réglages de l'étape 2.

Pour les raccourcis, les filtres et les regroupements : voir trucs et astuces pour les feuilles de temps Odoo.

Étape 6 : contrôler et valider

Dans Enterprise, il y a un menu To Validate : les heures de votre équipe par employé et par semaine, avec un bouton Validate. Les lignes validées sont verrouillées pour l'employé, et avec la politique de facturation de l'étape 2, vous pouvez ne facturer que les heures validées.

Dans Community, la validation n'existe pas : chaque ligne reste modifiable jusqu'à ce qu'elle soit facturée. Les équipes s'organisent avec un moment de contrôle fixe chaque semaine, un filtre sur la semaine précédente et un accord sur qui vérifie. La comparaison complète se trouve dans valider les heures dans Odoo.

Étape 7 : facturer les heures

C'est ici qu'une liste devient un système. Dans notre cas pratique :

1. Un produit de service Consulting (hours), avec comme politique Basé sur les feuilles de temps et, à la création, une tâche dans un nouveau projet. Prix : 95 euros de l'heure, TVA 21 %.
2. Une commande client de 400 heures pour Harbor Logistics. À la confirmation, Odoo crée le projet.
3. L'équipe encode ses heures sur les tâches de ce projet ; chaque ligne reçoit l'article de la commande client.
4. Sur la commande client, la colonne Délivré additionne les heures. Avec Créer une facture, les heures prestées et pas encore facturées arrivent sur la facture.

Dès que la facture est comptabilisée, Odoo ne permet plus de modifier ni de supprimer ces lignes de temps. Les pièges (heures sans article de commande, politique de facturation modifiée après coup) sont décrits dans facturer les heures dans Odoo.

Étape 8 : les rapports

Sous Analyse, vous trouvez les heures Par employé, Par projet et Par tâche. En tableau croisé, vous cliquez sur un en-tête pour descendre d'un niveau, vous mettez les employés en colonnes et vous téléchargez le tableau vers Excel. Avec le coût horaire de l'étape 3, vous voyez aussi les coûts ; avec Ventes, la part des heures facturables.

Sur le projet lui-même, Odoo affiche en outre un aperçu de la rentabilité : heures facturées et à facturer face aux coûts.

Les heures sur le GSM

Odoo est une application web qui fonctionne dans le navigateur de votre GSM, aussi comme application sur l'écran d'accueil. Vous voyez les mêmes écrans que sur l'ordinateur, dans une mise en page plus étroite. Cela fonctionne, mais avec beaucoup de champs et de petits boutons, ce n'est pas le plus rapide pour noter deux heures après une visite chez un client. Comment les équipes s'en sortent : lisez l'application de feuilles de temps sur mobile.

Cinq conseils tirés de la pratique

• Un projet par mission, et des tâches par phase. Le choix reste court.
• Imposez une description. Une facture avec « Configuration, 3 heures » et une description claire suscite moins de questions.
• Contrôlez chaque semaine, pas en fin de mois : chacun se souvient encore de ce qu'il a fait.
• Enregistrez un filtre « semaine précédente, mon équipe » en favori.
• Vérifiez l'article de la commande client avant de facturer. Une ligne sans article n'arrive pas sur la facture.

Plus d'idées dans trucs et astuces pour les feuilles de temps Odoo.

Community ou Enterprise ?

Vérifié dans le code source d'Odoo 20 Community (hr_timesheet, sale_timesheet, project_timesheet_holidays) :

Fonction	Community	Enterprise
Heures sur projet et tâche, liste et calendrier	oui	oui
Temps alloué et avancement par tâche	oui	oui
Facturer les heures via la commande client	oui	oui
Congés automatiquement en lignes de temps	oui	oui
Rapports (tableau croisé, graphique, Excel)	oui	oui
Grille hebdomadaire et minuteur	non	oui
Valider et verrouiller les heures	non	oui
Rappels par e-mail pour les heures manquantes	non	oui

Community suffit donc pour enregistrer et facturer les heures. Ce qui manque concerne l'encodage et le contrôle. Plus d'infos dans les feuilles de temps dans Odoo Community.

Où TimeViking s'intègre

TimeViking ne remplace pas les feuilles de temps d'Odoo. Odoo reste la source : projets, tâches, commandes clients, factures et rapports restent où ils sont, et tout ce que décrit ce guide reste valable.

Ce que fait TimeViking, c'est accélérer l'encodage, aussi sur Community : un calendrier et une grille hebdomadaires, la saisie rapide, une application GSM et la validation par semaine dans l'app. TimeViking écrit les heures dans Odoo via un seul utilisateur robot, sur le bon projet et la bonne tâche, pour qu'Odoo puisse les relier à la commande client. Ce que TimeViking ne fait pas : créer les factures (cela se fait dans Odoo) et remplacer la validation d'Enterprise (mais TimeViking respecte les lignes validées).

Envie de le voir à côté de votre propre Odoo ? Essayez TimeViking gratuitement pendant 30 jours ou lisez d'abord comment fonctionne l'intégration avec Odoo.

Odoo est une marque d'Odoo S.A. TimeViking est un produit de Software Services BV, sans lien avec Odoo S.A. Les captures d'écran montrent Odoo 20.0 Enterprise (interface en anglais) sur la démo publique d'Odoo S.A., avec des données de démonstration fictives.