Feuilles de temps Odoo : les astuces qui font gagner du temps à votre équipe

1. Commencez par les bons filtres

En ouvrant les Feuilles de temps, vous voyez par défaut vos propres heures. Quelques filtres qui font gagner beaucoup de temps :

• Mes feuilles de temps ou Toutes les feuilles de temps : dans le menu Feuilles de temps. « Toutes » n'apparaît qu'avec le droit de voir les heures des autres.
• Date : Odoo 18 et 19 ont des raccourcis Aujourd'hui, Cette semaine et Semaine dernière ; dans Odoo 20, vous choisissez la période avec le filtre de date.
• Rechercher sur un champ : tapez un nom dans la barre de recherche et choisissez employé, projet ou tâche (en 18 et 19 aussi département ou manager).
• Favoris : enregistrez comme favori la combinaison de filtres que vous utilisez chaque semaine. Cochez Filtre par défaut et elle est prête dès l'ouverture de l'écran.

2. Regroupez, même sur deux niveaux

Dans la liste, vous regroupez par projet, tâche et employé (en 18 et 19 aussi, entre autres, par département et manager). Choisissez deux regroupements à la suite, par exemple projet puis employé, et vous voyez par projet qui a encodé combien d'heures, avec des sous-totaux. Vous répondez ainsi à « combien d'heures y a-t-il déjà dans ce projet ? » sans rapport.

3. Choisissez la vue qui répond à la question

Odoo Community propose ces vues pour les feuilles de temps :

Vue	Pour quoi
Liste	Encoder et vérifier. La liste est modifiable directement : une nouvelle ligne arrive en haut.
Calendrier (depuis Odoo 19)	Voir quels jours ont des heures et où sont les trous.
Kanban	Une carte par ligne, pratique sur un petit écran.
Tableau croisé dynamique	Les heures par projet face aux employés ou aux mois, avec totaux.
Graphique	L'évolution des heures par semaine ou par mois.

La grille (une ligne par tâche, une colonne par jour) et le chronomètre sont dans le module Enterprise timesheet_grid, pas dans Community. Dans TimeViking, vous avez les deux, aussi avec Community : une grille hebdomadaire où Tab passe au jour suivant, et un chronomètre qui crée une ligne dès que vous l'arrêtez.

4. Travaillez au clavier

Odoo a des raccourcis pour les boutons de chaque écran. Maintenez Alt enfoncé (sur Mac Control) et ils s'affichent :

• Alt + C : nouvelle ligne ;
• Alt + S : enregistrer ;
• Alt + J : annuler les modifications ;
• Control + K (sur Mac Command + K) : la palette de commandes, pour sauter vers un menu ou un enregistrement.

TimeViking va plus loin : la saisie rapide transforme une phrase comme « hier 9-12 #support tickets » en une ligne avec projet, tâche, temps et description.

5. Configurez bien projets et tâches

Beaucoup de soucis avec les heures commencent dans les projets :

• Feuilles de temps activées sur le projet. Dans les paramètres du projet, cochez Feuilles de temps ; sinon personne ne peut y encoder.
• Temps alloué sur la tâche. Donnez un budget en heures à chaque tâche. La tâche affiche le pourcentage utilisé, en rouge quand le budget est épuisé.
• Les heures sur la tâche elle-même. Dans l'onglet Feuilles de temps d'une tâche, vous ajoutez des lignes sans quitter l'écran.
• Jours ou heures. Dans les paramètres des Feuilles de temps, vous choisissez si l'équipe encode des heures ou des (demi-)jours.

6. Facturer et valider

Si vous facturez en régie, installez Ventes à côté des Feuilles de temps. Avec un produit de service facturé « sur base des feuilles de temps », les heures arrivent toutes seules sur le bon de commande, puis sur la facture. Comment le mettre en place et où ça coince : facturer les heures dans Odoo.

La validation des heures fait partie d'Odoo Enterprise. Avec Community, l'équipe soumet sa semaine dans TimeViking et le chef de projet la valide : voir valider les feuilles de temps dans Odoo.

7. Des rapports que vous utilisez vraiment

Sous Analyse › Feuilles de temps, il y a trois rapports : par employé, par projet et par tâche, en tableau croisé dynamique ou en graphique. Quelques astuces :

• Cliquez sur un en-tête pour descendre d'un niveau, par exemple par projet puis par employé.
• Les flèches inversent lignes et colonnes.
• Le bouton de téléchargement envoie le tableau vers Excel, tel que vous le voyez.

Si vous utilisez les congés, vous pouvez aussi activer le module des congés dans les feuilles de temps : les congés approuvés apparaissent alors comme ligne. Et avec le module des présences, vous comparez heures encodées et heures de présence.

8. Les heures sur GSM

Odoo a une vue mobile et des applications, mais en déplacement, une longue liste avec de petits champs reste peu pratique. C'est pourquoi TimeViking a sa propre application mobile : vous choisissez un projet récent, tapez le temps ou lancez le chronomètre, même sans réseau. Les heures partent vers Odoo dès que vous êtes de nouveau en ligne.

Odoo reste la source

Tout ce qui précède fonctionne dans Odoo, et c'est très bien ainsi : Odoo est l'endroit où se rejoignent projets, ventes et factures. TimeViking ne le remplace pas, il donne à votre équipe un moyen plus rapide d'y mettre les heures. Plus d'infos sur la page intégration Odoo et dans les tarifs.