Accord de traitement des données (RGPD art. 28) — TimeViking
Dernière mise à jour : 6 octobre 2026
Le présent accord fait partie des conditions générales. Le client l'accepte lors de l'inscription (avec les conditions et la déclaration de confidentialité) et à nouveau lors du paiement.
1. Rôles
- Responsable du traitement : le client (l'entreprise qui utilise l'environnement).
- Sous-traitant : Software Services BV, Meldertsestraat 8/4008, 3545 Halen, Belgique, BE 0895.317.225.
2. Objet, durée, nature et finalité
| Objet | Enregistrement des heures pour le client, avec synchronisation facultative avec l'Odoo du client |
|---|---|
| Durée | Tant que l'abonnement (ou l'essai) est en cours, plus la période de lecture seule et la suppression (§9) |
| Nature | Conserver, afficher, calculer (rapports, PDF mensuel), synchroniser avec Odoo, exporter |
| Finalité | Uniquement fournir le service au client ; aucune finalité propre |
3. Catégories de personnes concernées et de données
- Personnes concernées : les employés et collaborateurs du client qui saisissent ou gèrent des heures ; les personnes de contact des clients du client (noms de clients dans les projets).
- Données : nom, e-mail, identifiant de connexion ; heures (date, heure, durée, description, projet, tâche) ; approbations ; le lien avec un employé Odoo (id, nom, e-mail professionnel) ; horaire de travail et jours fériés ; données de congés (voir ci-dessous) ; paramètres ; journal d'audit (qui a modifié quoi).
- Données de congés : le type de congé (p. ex. congé annuel, maladie), la période (début et fin, jours entiers ou demi-journées ou heures), l'état de la demande (demandé, approuvé, refusé, retiré), qui a décidé, une note propre du demandeur ou du décideur, et le solde (attribution, pris, restant) par type.
- La maladie est une donnée de santé (RGPD art. 9). Le type « maladie » ou un type similaire révèle que quelqu'un est malade. Nos mesures : nous ne lisons ni ne conservons le motif que l'employé saisit dans Odoo (
name/private_name) ; les collègues voient dans le calendrier d'équipe et sur le tableau de bord uniquement « absent », sans le type ; seuls l'employé lui-même, son manager et l'administrateur voient le type ; un administrateur peut marquer un type comme « sensible », auquel cas les collègues ne le voient jamais ; pour les congés, le journal d'audit ne conserve que l'état, le décideur, les dates et le type, jamais la note ni un motif de refus ou de retrait. Le client apprécie lui-même la base juridique au titre de l'art. 9, par. 2 (p. ex. 9, par. 2, point b), droit du travail) et inscrit le traitement dans son registre. - Le client veille à ce qu'aucun détail médical ne figure dans la note libre ou la description.
- Les autres catégories particulières de données (RGPD art. 9) ne sont pas visées.
4. Obligations du sous-traitant
Le sous-traitant :
- ne traite que sur instruction documentée du client ; les instructions sont le présent accord, les conditions et les paramètres que le client choisit dans l'application (p. ex. la connexion à Odoo) ;
- veille à ce que les personnes qui traitent les données soient tenues à la confidentialité ;
- prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées (annexe A) ;
- ne fait appel à des sous-traitants ultérieurs que conformément au §6 ;
- aide le client pour les demandes des personnes concernées (export dans l'application, suppression, rectification) ;
- aide pour la sécurité, la notification des violations et les analyses d'impact relatives à la protection des données, dans la mesure du raisonnable ;
- supprime ou restitue les données à la fin (§9) ;
- fournit les informations permettant de démontrer le respect des obligations, et permet un audit (§8).
5. Violations de données
Le sous-traitant notifie une violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais, et si possible dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, aux administrateurs de l'environnement du client, avec ce qui est connu (nature, personnes concernées, conséquences, mesures). La notification à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées incombe au client.
6. Sous-traitants ultérieurs
Le client donne une autorisation générale pour ces sous-traitants ultérieurs :
| Sous-traitant ultérieur | Quoi | Où |
|---|---|---|
| Notre hébergeur | Serveurs, bases de données, sauvegardes | Union européenne |
Nous envoyons les invitations et les notifications avec notre propre serveur de messagerie sur nos serveurs ; aucune partie distincte n'intervient.
Ne figurent pas dans la liste, car ils ne traitent pas les données d'heures : Mollie (uniquement les données de paiement du client lui-même, pour lesquelles nous sommes responsables du traitement), Google reCAPTCHA (uniquement sur la page d'inscription et le formulaire de contact). L'Odoo du client n'est pas un sous-traitant ultérieur : le client le connecte lui-même.
Nous annonçons un nouveau sous-traitant ultérieur 30 jours à l'avance ; le client peut s'y opposer pour un motif et, si nous ne trouvons pas de solution, résilier.
7. Transferts hors de l'EEE
Aucun, sauf si le client connecte lui-même un Odoo situé hors de l'EEE (le client donne alors cette instruction).
8. Audit
Sur demande, une fois par an, le sous-traitant fournit une description des mesures et les résultats de la dernière revue de sécurité. Un audit sur place sur rendez-vous, aux frais du client, sous réserve de confidentialité.
9. Fin
Les données de congés (congés, répartition par jour et solde) suivent la même durée de conservation que les heures : elles restent dans l'environnement tant qu'il existe, figurent dans l'export et sont supprimées avec lui.
Après la fin de l'abonnement, l'environnement reste en lecture seule pendant 60 jours ; le client peut tout exporter. Ensuite, le sous-traitant supprime la base de données de l'environnement et les comptes de connexion, et après 35 jours également les sauvegardes (la durée de rotation des sauvegardes). Le client peut demander une suppression plus tôt (dans l'application).
10. Langue et ordre de priorité
Le présent accord existe en néerlandais, en anglais, en français, en allemand, en espagnol et en italien. En cas de différence entre les versions, le texte néerlandais fait foi. En cas de contradiction avec les conditions générales, le présent accord prime dans la mesure où il s'agit du traitement de données à caractère personnel.
Annexe A — Mesures
- Une base de données propre et un utilisateur de base de données propre par client ; l'application ne peut pas ouvrir la base de données d'un autre client.
- Mots de passe hachés (scrypt/pbkdf2) ; clés Odoo (d'un utilisateur bot ou personnelles) et secret du module chiffrés (Fernet), jamais dans les journaux.
- Vérification en deux étapes disponible et imposable par environnement ; notre propre administration toujours avec vérification en deux étapes.
- Droits par rôle et par société ; un journal d'audit des modifications (pour les congés sans note ni motif).
- Congés : les collègues voient uniquement « absent » ; le type n'est visible que de l'employé, de son manager et de l'administrateur ; nous ne lisons pas le motif saisi dans Odoo.
- Pour les congés, le bot dans Odoo reçoit le rôle Time Off: Officer, avec lequel il peut déjà voir tous les congés des sociétés dans Odoo ; le client attribue lui-même ce rôle et peut l'omettre (les congés ne fonctionnent alors pas via l'application).
- Connexions chiffrées (TLS) ; requêtes entre le module et nous signées (HMAC, heure et nonce).
- Limites sur la connexion, l'inscription et l'API ; blocage après des échecs répétés.
- Sauvegardes quotidiennes par base de données, conservées 35 jours, restauration testée.
- Une revue de sécurité avant le lancement.